Inicio › Blog › Los cinco reportes de Salesforce que todo CRO debería tener en favoritos el lunes

Los cinco reportes de Salesforce que todo CRO debería tener en favoritos el lunes

Cinco reportes de Salesforce bastan para llevar la junta operativa del lunes. El dashboard de Tableau que construyó el equipo de BI sirve para explicar el trimestre pasado, pero no te dice qué deals necesitan una llamada esta semana. Abajo están los cinco, cómo construir cada uno y el error que con más frecuencia lo invalida.

1. Cobertura de pipeline por segmento

La cobertura de pipeline mide el pipeline abierto del trimestre actual y del siguiente en relación con la cuota de esos periodos. La cobertura objetivo es de 3x a 4x la cuota para el trimestre actual y de 3x para el siguiente. Una cobertura por debajo de 2.5x indica que la meta de ingresos está matemáticamente en riesgo, sin importar cómo se sienta Ventas al respecto.

Construcción: Un reporte sobre Opportunities agrupado por Segment y luego por Close Quarter, sumando Amount. Compáralo contra las cuotas guardadas en un objeto Quota o en un campo custom. Muestra la razón de cobertura (Pipeline ÷ Cuota) por segmento y por trimestre, con formato condicional en 2.5x, 3x y 3.5x.

Qué mirar primero: Cualquier segmento por debajo de 2.5x de cobertura en el siguiente trimestre. Un faltante en el trimestre actual ya no se puede resolver con pipeline nuevo, porque esas oportunidades no cerrarían a tiempo. Un déficit en el siguiente trimestre muestra dónde hay que aumentar la prospección de inmediato.

Trampa: Incluir deals Closed Won o deals en Stage 1 (Prospecting) en el cálculo. Los Closed Won inflan el pipeline abierto, y los deals en Stage 1, con una conversión histórica menor al 10%, distorsionan la cobertura con volumen sin validar. Filtra el reporte a Stage mayor o igual a 2 y menor a 7 (Closed) para limitar el cálculo a oportunidades calificadas.

2. Deals envejecidos en su etapa

La duración promedio de cada etapa varía por segmento. Cuando una oportunidad en Stage 4 lleva 90 días sin moverse contra un benchmark de 35 días para su segmento, el deal está atorado en compras o prácticamente perdido. Revisar cada semana las oportunidades envejecidas expone el pipeline estancado antes de que los representantes lo metan en commit y el ingreso se les recorra al siguiente trimestre.

Construcción: Filtra un reporte de Opportunities a deals abiertos e incluye un campo de fórmula Days In Current Stage (TODAY() - LastStageChangeDate). Agrupa por Stage y Segment. Filtra los registros donde Days In Current Stage supere 1.5x el benchmark de esa etapa y segmento. Una organización de 20 a 50 representantes puede guardar los benchmarks en un objeto custom o como constantes directamente en la fórmula.

Qué mirar primero: La oportunidad de mayor valor con la mayor duración en su etapa. Un solo deal grande a menudo representa más de la mitad del valor del pipeline estancado y requiere una revisión inmediata entre el liderazgo de ventas y el ejecutivo de cuenta.

Trampa: Calcular la duración con CreatedDate en lugar de LastStageChangeDate. La edad total del deal no refleja la velocidad por etapa. Una oportunidad que avanzó rápido por las etapas es muy distinta de una que lleva meses atorada en una sola. Calcula siempre la duración desde LastStageChangeDate.

3. Win rate por fuente por ICP

El win rate agregado de toda la empresa esconde cómo funciona el embudo. Las tasas de conversión varían según la fuente del lead, el segmento, la industria y el tamaño del deal. Segmentar el win rate por fuente de lead y por tier de perfil de cliente ideal (ICP) separa las combinaciones que convierten bien de las que consumen capacidad de ventas sin producir resultados.

Construcción: Crea un reporte matricial sobre Opportunities con Lead Source en las filas, ICP Tier (1, 2 o 3) en las columnas y el Win Rate (Closed Won ÷ Total Closed) de los últimos 12 meses en las celdas de resumen. Considera solo las celdas con al menos 20 deals cerrados para evitar distorsiones por tamaño de muestra. Usa la ventana completa de 12 meses, porque los periodos más cortos meten demasiado ruido.

Qué mirar primero: Las combinaciones con alto volumen y alto win rate, que indican dónde aumentar la inversión en generación de leads. Después, las combinaciones de alto volumen con win rate bajo, que muestran dónde se está gastando esfuerzo de ventas en oportunidades que no cierran.

Trampa: Darles el mismo peso a todos los deals sin importar su tamaño. Un win rate de 70% en deals de $20,000 y uno de 30% en deals de $200,000 no son equivalentes. Construye un reporte paralelo con el win rate ponderado por ingreso (Closed Won Revenue ÷ Total Closed Revenue). Comparar el win rate por número de deals contra el ponderado por ingreso muestra si el equipo gana sobre todo en deals chicos mientras pierde en los que mueven la meta.

4. Pipeline de churn

Las renovaciones requieren unir datos que viven en áreas distintas. Customer Success da seguimiento a la salud de la cuenta, Ventas a las fechas de vencimiento de los contratos y Finanzas al ingreso recurrente. El reporte de pipeline de churn junta todo en una sola vista operativa: cada cliente activo que vence en los próximos 120 días, su health score, el valor del contrato de renovación y el estatus de la oportunidad de renovación.

Construcción: Un reporte sobre Accounts filtrado a clientes activos con fecha de fin de contrato en los próximos 120 días. Une el campo de health score del CSM, el ID de la oportunidad de renovación y el registro de actividad más reciente del CSM. Ordena de forma ascendente por health score para que las cuentas de mayor riesgo queden hasta arriba.

Qué mirar primero: Las cuentas de alto valor (Tier 1 por ARR) con health score bajo y sin una oportunidad de renovación creada en el pipeline. Una cuenta en ese estado es ingreso a punto de perderse sin que Ventas haya intervenido todavía. Asigna un ejecutivo de cuenta de inmediato.

Trampa: Excluir los contratos con renovación automática. Esos contratos hacen churn más de lo esperado, porque los clientes muchas veces cancelan en los últimos 30 días al revisar los términos de la factura. Mantén en el reporte todos los contratos por vencer, tengan o no renovación automática.

5. Scatter de actividad del representante vs attainment de cuota

Evaluar el desempeño de un representante requiere medir el esfuerzo junto con los resultados. Graficar el volumen de actividad (llamadas, correos o reuniones de los últimos 30 días) en el eje horizontal contra el porcentaje de attainment de cuota del trimestre en el eje vertical divide al equipo en cuatro perfiles: mucha actividad con attainment alto, mucha actividad con attainment bajo, poca actividad con attainment alto y poca actividad con attainment bajo.

Construcción: Crea un reporte sobre Users con campos calculados para la actividad de los últimos 30 días (sumada desde Tasks y Events) junto con el porcentaje de attainment de cuota del trimestre actual. Muestra los resultados en una gráfica de dispersión. Las gráficas nativas de Salesforce no etiquetan los cuadrantes, pero los cuatro sectores separan al equipo a simple vista.

Qué mirar primero: Cualquier representante que lleve más de dos trimestres en el cuadrante de mucha actividad y attainment bajo. Un esfuerzo alto sostenido con conversión baja apunta a fallas de ejecución o de calificación, no a falta de motivación. Mete a esos representantes a un programa de inspección MEDDPICC de cuatro semanas, llevado directamente por el liderazgo de ventas.

Trampa: Evaluar el volumen de actividad sin medir su efectividad. Un representante que hace 80 llamadas a la semana con un reach rate de 10% tiene 8 conversaciones. Uno que hace 50 llamadas con un reach rate de 25% tiene alrededor de 12. El primero se ve más ocupado en el eje de actividad, y el segundo está logrando más. Incorpora métricas de reach rate o de tasa de respuesta antes de sacar conclusiones solo con el volumen de actividad.

Qué va en la agenda del lunes

Los cinco reportes responden cinco preguntas operativas, en este orden:

1. ¿Están cubiertos matemáticamente los próximos trimestres? (Cobertura de pipeline)
2. ¿Qué deals específicos están estancados y en riesgo de recorrerse? (Deals envejecidos en su etapa)
3. ¿Dónde está convirtiendo bien el embudo? (Win rate por fuente por ICP)
4. ¿Qué cuentas por renovar tienen exposición inmediata a churn? (Pipeline de churn)
5. ¿Qué representantes necesitan coaching táctico o inspección de pipeline? (Actividad vs attainment)

Dedicarle tres minutos a cada reporte da una lectura operativa completa en quince minutos. Revisar estas cinco vistas antes de la junta operativa de las 9am deja una base de hechos para la inspección de deals, la asignación de recursos y la validación del forecast.